Un suivi alimentaire, un poids, un souci de sommeil, un objectif de santé : les informations que vous confient vos clients sont intimes. Que vous exerciez seul ou à plusieurs, vous les stockez quelque part : un tableur, un logiciel de rendez-vous, une messagerie, un cloud. Cette question n'est pas réservée aux grandes structures. Elle concerne chaque indépendant qui tient un fichier.
Pourquoi ces données demandent plus de précautions
Les données relatives à la santé font partie des catégories que le RGPD traite avec une vigilance particulière. Un simple carnet de suivi alimentaire peut en relever dès lors qu'il révèle l'état de santé d'une personne. Cela ne signifie pas qu'il faut renoncer à les conserver : cela signifie qu'il faut savoir pourquoi vous les gardez, combien de temps, et qui y accède.
La CNIL présente le cadre général dans sa page RGPD : de quoi parle-t-on ?. C'est un bon point de départ avant d'organiser votre propre fonctionnement.
Faire l'inventaire de ce que vous détenez
Avant de sécuriser, il faut savoir quoi protéger. Prenez une demi-heure et listez les endroits où figurent des informations sur vos clients :
- l'agenda de rendez-vous, en ligne ou sur papier ;
- les fiches ou carnets de suivi ;
- la boîte e-mail et les messages échangés ;
- le téléphone, les messageries instantanées et leurs sauvegardes ;
- les anciens fichiers oubliés dans un dossier ou sur une clé USB.
Cet inventaire révèle souvent des doublons. Un même suivi peut exister dans trois endroits, dont un que vous n'avez pas ouvert depuis deux ans. Supprimer ce qui ne sert plus est la mesure de sécurité la plus économique qui soit.
Cinq réflexes simples
Des mots de passe distincts et un gestionnaire
Réutiliser le même mot de passe partout est la faille la plus courante. Un gestionnaire de mots de passe permet d'en avoir un différent pour chaque service sans les retenir. Activez aussi la double authentification dès qu'elle est proposée, en particulier sur la messagerie.
Des appareils verrouillés et mis à jour
Un ordinateur ou un téléphone qui contient des fiches clients doit se verrouiller automatiquement et recevoir ses mises à jour. Les correctifs existent précisément pour fermer des failles connues.
Une sauvegarde testée
Une sauvegarde qui n'a jamais été restaurée ne prouve rien. Faites une copie régulière sur un support distinct, puis essayez une fois de retrouver un fichier pour vérifier que tout fonctionne.
Des accès limités
Si vous travaillez avec une assistante, un associé ou un remplaçant, chacun doit avoir son propre accès, limité à ce dont il a besoin. Retirez les droits dès qu'une personne quitte la structure.
Un outil choisi en connaissance de cause
Avant d'adopter un logiciel de rendez-vous ou de suivi, regardez où sont hébergées les données, ce que le contrat prévoit en cas de problème, et si vous pouvez les exporter ou les supprimer. Ces questions relèvent de l'informatique d'entreprise : même à l'échelle d'un cabinet individuel, les choix d'outils, d'accès et de sauvegardes sont ceux d'une PME, en plus petit.
Se tenir informé sans y passer ses soirées
Les outils et les menaces évoluent. Vous n'avez pas à devenir spécialiste, mais une veille légère aide à ne pas rester sur des pratiques dépassées. Delta Technologies publie des analyses et des actualités pour les professionnels, avec une rubrique consacrée à l'informatique : infrastructures, sécurité, développement et outils. C'est utile pour comprendre le vocabulaire quand vous échangez avec un prestataire.
Quand un incident survient
Perte d'un ordinateur, message envoyé au mauvais destinataire, accès compromis : il peut arriver qu'un incident touche des données clients. Notez ce qui s'est passé, quand, et quelles données étaient concernées. Selon la gravité, des obligations d'information peuvent s'appliquer ; la CNIL détaille la démarche sur son site. Mieux vaut avoir réfléchi à la marche à suivre avant, plutôt que de l'improviser.
À retenir
La confiance de vos clients tient autant à la qualité de votre accompagnement qu'à la façon dont vous traitez ce qu'ils vous disent. Un inventaire, quelques réflexes et un peu de régularité suffisent à mettre un cabinet indépendant sur de bonnes bases. Faites ce premier tour d'horizon cette semaine : une demi-heure suffit pour commencer.
La rédaction de Bulle de Peps · notre méthode
